MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Pengertian Manajemen

Istilah manajemen berasal dari kata management (bahasa inggris), (dikutip dari ww.google.com)  turunan dari kata “to manage” yang artinya mengurus atau ketatalaksanaan, yang dimana dapat diartikan bahwa manajemen dapat diartikan bagaimana cara seorang manajer (orangnya) dapat mengatur, membimbing, memimpin semua staf atau bawahannya agar dapat mencapai suatu  usaha untuk tujuan yang ingin dicapai.

Manajemen adalah (dikutip dari Judul Manajemen Perpustakaan Herlina , S.Ag, SS., M.Hum).  suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan, dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan.

Menuru para ahli Manajemen adalah :

Harold Koontz dan O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “ Principles of Management “ mengemukakan manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain.

George R. Terry dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management “  manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

James A.F. Stoner menyatakan bahwa manajemen adalah seni untuk melaksankan suatu pekerjaan melalui orang-orang.

Tujuan Manajemen Perpustakaan

Tujuan manajemen merupakan suatu kegiatan beriringan sebuah strategi, strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan manajemen secara mendasar sejak awal harus dilaksanakan dengan komitmen penuh oleh pimpinan, mulai dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

Tujuan manajemen menurut Shrode dan Voich (1974), Bahwa tujuan manajemen adalah produktivitas dan kepuasan.

Menurut Budhy Ibrahim (2003:23) tujuan dari manajemen perpustakaan adalah untuk memberikan produk yang berkualitas yang memenuhi kebutuhan dan kepuasan masyarakat yang berkelanjutan (sustainable satisfaction) yang pada gilirannya akan menimbulkan kesinambungan sehingga dapat meningkatkan produktivitas masyarakat dalam mencapai skala pendidikan.

Fungsi Manajemen Perpustakaan

Menurut George R. Terry, fungsi manajemen  terdiri dari :

1. Planning (Perencanaan), fungsi manajemen yang harus bisa menjawab 5W1H. What (apa) yang akan dilakukan,  Why (Mengapa) harus melakukan? When (kapan) melakukan? Where (Dimana) melakukan, Who (siapa) yang melakukan, dan How (bagaimana) cara melakukan.
2. Organizing (Pengorganisasian), fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. siapa yang mengerjakan, dan siapa yang bertanggung jawab.
3. Actuating (Penggerakkan), fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara mengerakkan karyawan agar dapat bekerja dengan penuh kesadaran tanpa suatu paksaan.
4. Controling (Pengawasan), fungsi ini bisa juga disebut sebagai pengendalian, dalam suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan.

Sedangkan Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, Fungsi Manajemen terdiri dari 5, yaitu:

1. Planning ( Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Staffing (Penyusunan pegawai)
4. Directing (Pembinaan kerja)
5. Controlling (Pengawasan)

Henry Fayol juga mempunyai fungsi dari manajemen yang tidak jauh berbeda dengan dari diatas,

1. Planning ( Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Commanding ( Pemberian komando)
4. Coordinating ( Pengkoordinasian)
5. Controlling (Pengawasan)

Fungsi perpustakaan yang sering digunakan dalam sutau perpustakaan adalah dari Luther Gullick, yang merupakan proses Manajemen POSDCORB :

1. Planning (perencanaan), adalah tindakan yang diproyeksikan pada masa mendatang.
2. Organizing (pengorganisasia), merupakan struktur kekuasaan formal dengan batasan jelas dan dikordinasikan untuk mencapai suatu tujuan.
3. Staffing (penyusunan pegawai), merupakan fungsi staf yang mencakup kesempatan kerja dan pelatihan staf serta dalam pemantapan lingkungan kerja.
4. Directing (pengarahan/pembinaan kerja) merupakan tugas yang berkesinambungan dari pengambilan keputusan.
5. Coordinating (Pengkoordinasian), merupakan fungsi yang berkaitan dengan bagaimana organisasi dapat melaksankan kegiatan dengan harmonis.
6. Reporting (pelaporan), merupakan hasil dari setiap kegiatan yang  dipantau perkembangannya.
7. Budgetting (anggaran), merupakan alat manajemn yang paling efektif.

Prinsip-Prinsip Manajemen

Prinsip manajemen merupakan dasar-dasar pokok atau pedoman kerja yang tidak boleh diabaikan oleh setiap pemimpin atau manajernya.

Menurut Henry Fayol, ada 14 prinsip dari manajemen.

1. Pembagian kerja yang berimbang

Seorang pemimpin hendaknya tidak membeda-bedakan dalam memberikan tugas, serta tidak ada pilih kasih, semuanya harus seimbang dan sama.

2. Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas

Seorang pemimpin hendaknya memberikan wewenang sepenuhnya kepada karyawan atau staf dalam mempertanggung jawabkan tugasnya masing-masing

3. Disiplin

Disiplin ialah kesediaan untuk melakukan usaha atau kegiatan, terutama dalam hal waktu.

4. Kesatuan Perintah

Setiap karyawan atau staf hendaknya hanya diperintah dari seorang atasan langsung bukan dari beberapa orang yang meradirinya atasan.

5. Kesatuan Arah

Kegiatan  hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung.

6. Mendahulukan Kepentingan Umum diatas Kepentingan Pribadi

Ketika sedang bekerja, setiap karyawan atau staf perpustakaan hendaknya mengabaikan atau mengesampingkan terlebih dahulu kepentingan pribadi dalam hati.

7. Penggajian

Pemberian gaji hendaknya diusahakan sesuai dengan hasil kerja mereka yang dapat memuaskan para karyawan atau staf

8. Pemusatan Wewenang (senralisasi)

wewenang untuk menentukan kebijaksanaan umum hendaknya dipegang oleh administrator.

9. Jenjang Jabatan

Setiap karyawan atau staf harus tunduk kepada atasan atau pimpinan.

10. Tata Tertib

Didalam suatu pekerjaan, ada tata tertib terdapat perintah dan larangan, perizinan dan berbagai peraturan lainnya.

11. Keadilan

Semua karyawan atau staf harus dianggap sama pentingnya dan sama baiknya, jika ada perselisihan diantara keduanya, maka harus melalui musyawarah terlebih dahulu.

12. Pemantapan Jabatan

Setiap pejabat atau karyawan hendaknya tidak sering diubah-ubah mengenai tugas dan jabatannya, agar tidak membingungkan para karyawan atau staf.

13. Prakarsa

Prakarsa atau inisiatif harus mendapat penghargaan atau sambutan yang layak bagi orang yang benar-benar bekerja dan memiliki inisiatif.

14. Solidaritas  atau Rasa Setia Kawan

Rasa setia kawan biasanya muncul karna adanya suatu kerja sama, hal ini hars dimanfaatkan untuk kepentingan yang positif, konstuktif, dan rasional.

Unsur-Unsur Manajemen

Ada enam unsur dalam manajemen, yaitu:

1. Manusia (Man)
2. Uang (Money)
3. Benda atau Material (Material)
4. Mesin (Mechine)
5. Metode (Methode)
6. Pasar (Market “User”)

Tingkatan Manajemen

Tingkatan manajemen terdiri dari :

1. Managerial skills yaitu kemampuan untuk mempergunakan kesempatan secara efektif serta kecakapan untuk memimpin usaha-usaha yang penting.
2. Techological skills yaitu keahlian khusus yang bersifat ekonomis teknis yang diperlukan pada pelaksanaan pekerjaan ekonomis.
3. Organisational skills yaitu kecerdasan untuk mengatur berbagai usaha.